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入学辞退届理由は何が適切?書き方書式や様式で恥を書かないマナー

投稿日:2017年12月6日 更新日:

受験シーズンが目前に迫ってきていますね。一生懸命勉強をして、面接の練習を重ね、志望校に合格するよう励んでいることでしょう。スタンダードにいくとすべり止め校も受験して、志望校も含め二校以上の学校に合格したのであれば、入学を辞退する学校が必ずあるわけです。

そこで必要となってくるのは入学辞退届ですね。特に必須となるのが志望校の合否発表のタイミングが遅く、先に受けたすべり止め校の入学金を支払っている場合です。必ず提出すると共に、書き方やマナー、辞退理由等の具体的な記入例を知っておきましょう。

☆入学辞退届の書き方

学校によって書式が用意してあるところもあるので、それに乗っ取って記入していけばよいだけです。通常は合格通知の書類に入学辞退届も同封されていることがありますし、各学校のHPからダウンロードできたり、電話にて取り寄せる方法もあります。

マナーとしては学校に直接連絡を取り、辞退の旨を伝えるのが親切とされています。

所定の用紙が無い場合は入学辞退届を作成し、持参するか、郵送で送る等を行います。

書き方には決まった書き順はありませんが最低限記入する項目はあるので、具体的に記しておきます。

上から順に

・ 宛名  〇〇学校 〇〇校長(理事長)様 又は ○○学部長様
・ 日付  ○年○月○日
・ 住所  郵便番号から記入します
・ 指名  〇〇 〇〇 印
・ 入学辞退願
・ この度、〇〇の理由(都合)により〇〇学校(学部や学科)の入学を辞退致したくお願い申し上げます。
・ 以上

と記入すると良いと思います。ただし学校によって辞退理由の内容に、例えば他の学校に決めたのであれば、それはどこの何学部ですか?等の詳細が必要なところもあるようですが、詳しい話は後述しますが、正直に書けば良いだけですので、あまり気になさらなくて大丈夫です。

電話で入学辞退の胸を伝えるのがマナーと書きましたが、その時に入学辞退届に必要な内容を聞いておくと良いでしょう。仮に氏名と希望していた学科名、辞退理由の三つで良いです、と回答を頂いたならば上記の内容で十分ですし、学校側が辞退理由が一身上の都合や他学校に進学の為、だけでは認めない等の条件を出してくるのであれば詳細を聞いて、不備の無いようにしましょう。

恐らくそのような条件を出してくる学校は殆どないと思いますので、ご安心頂いても差し支えないと思います。

☆入学辞退届の書式で気をつけること

書式は決まったものは無く、学校で用意しているものを除けば自分で作成して良いものです。ただし、パソコンで書式を作る際はフォントや文字サイズや余白等に気を使うべきだと思います。可愛い丸文字のフォントでは失礼ですよね。

それと余白を埋めようと大きい文字で『入学辞退届』なんて書いてあったら挑発的な印象と捉えてしまうことも否めません。でもそれは多分わざと悪意を持たないと出来ないレベルのことだと思いますのでわざわざ記す必要もないと思いましたが、一応念のため。

失礼が万が一あったとしても、それが原因で辞退願いが認められることなど無いですが、何かのご縁があって入学を認めていただいたわけですから、礼儀を込めて作成することは決して無駄では無いと思います。

☆入学辞退届の様式

学校で定められた様式で入学辞退届を出す際はそれほど気を使う必要が無く、スムーズに行えますね。学校からの受験書類の中に入学辞退届が同封されていることもあります。

よく考えてみれば毎年入学を辞退する生徒・児童なんて一定数いるわけですから、未提出等のトラブル回避のためにも学校側も当然の事務作業として用意しているわけですね。ご自身で作成される場合も、厳密な様式は設定されていませんから、既述の通りですが、きちんと書く箇所を抑えれば大丈夫です。

判を押し忘れたとか、住所の書き損じなどのミスさえなければ良いのです。つまりは学校側が、入学辞退を願い出してると認識できれば良いと思いますのであまり固く考えなくても良いと思います。

☆入学辞退届に記入する理由

皆さんが多く悩まれているのが辞退理由です。経済的な理由や健康上の理由はそのまま書くことが出来ますが、すべり止めに使わせていただきやした!とは書けませんし書かかないでくださいね。

志望する学校に受かったのであれば、正直に他大学(また高校・中学・専門学校等)に進学のため。で何ら問題はありません。失礼でも無い話です。

しかし、どうしても正直に書くことに気が引けるのであれば、詫び状や感謝状を一緒に提出しては如何でしょうか。他の学校へ進学することに決めたが、貴校の説明会や学校見学では親切にしてもらったことや、これからの益々のご発展を祈ってる事を一言感謝でも謝罪でも添えることで、気持ちを伝えてみることはもやもやした気持ちを少しでも解消できるのではないでしょうか。

学校側もその気持ちを充分に理解してくれることだと思います。

☆礼儀を持って対応するべき

いかがでしたでしょうか。マナーというマナーはさほど身構えるものではないことがわかりました。書き方も特殊なことは無く、難しいことはありません。やはり入学辞退の理由の欄で、なにより人として道徳的に悩まれるんですよね。凄く共感できますよね。

でも大丈夫です。我々が最も大事なのは進学する本人が志望した学校に立派に合格し、そこで有意義に様々なことを学べることです。それを他の学校に進学するため、を理由として書いても何ら恥じることも、気に病むこともないと思います。

ただし、入学を辞退する学校も、たとえすべり止めだったとしても、入学を認めて頂いたわけで、それによって志望校への挑戦へのプレッシャーが少しでも緩和されて試験に良いコンディションで挑めていたと思います。その恩義は大きいと思います。ですので過剰に気を使う必要はありませんが、礼儀を持って入学辞退届けにおいても対応していただきたいと思います。

受験シーズンは色々と気ぜわしくなると思いますが、志望校へ合格されることをお祈り申し上げます。

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